Kapcsolat kialakítása a felületen
A megbízott számlakibocsátás lényege, hogy egy cég (a megbízott) egy másik cég (a megbízó, vagyis a szállító) nevében, a megbízó Számlázz.hu fiókjában állít ki számlákat. Ehhez először kapcsolatot kell kialakítani a két cég között. A kapcsolat kétféleképpen hozható létre: a webes felületen vagy programozottan, API-val (Kapcsolat kialakítása API-val) - ez az oldal az előbbit írja le lépésről lépésre:
- hogyan küldhető csatlakozási kérelem egy meglévő megbízói fiókhoz a vezérlőpultról,
- mi történik az elfogadáskor,
- milyen e-maileket küld a rendszer,
- és hogyan szüntethető meg a kapcsolat.
A szerepek (megbízó, megbízott) és az üzleti áttekintés: Megbízott számlakibocsátás.
A kapcsolat kialakítását mindig a megbízott kezdeményezi, a saját cégfiókjának vezérlőpultjáról - ezért a megbízó és a megbízott oldalán is külön, regisztrált Számlázz.hu fiók szükséges. A megbízó fiókjához ténylegesen a megbízott egy felhasználója (bejelentkezési azonosítója) csatlakozik, és később ez a felhasználó számláz a megbízó fiókjában.
Hogyan jön létre a kapcsolat?
Csatlakozás meglévő megbízói fiókhoz
Ha a megbízónak már van Számlázz.hu fiókja, és megbízottként szeretnél a fiókjában számlázni, a kapcsolatot te (a megbízott) alakítod ki, a saját cégfiókodból, az alábbi lépésekkel.
1. Dedikált bejelentkezési azonosító létrehozása (ajánlott)
Érdemes egy külön felhasználót létrehozni, amely kizárólag a megbízói kapcsolatot szolgálja majd. Ezt a megbízott saját fiókjában, a Vezérlőpult "Fiók hozzáférések" dobozának "Meghívót küldök" gombjával teheted meg: add meg a nevet, az e-mail címet és a szerepkört, majd küldd el a meghívót. A meghívott az e-mailben kapott linkkel aktiválja a hozzáférését, és jelszót ad meg (a meghívó 14 napig érvényes). Ez lesz az az azonosító, amellyel később a megbízó fiókjában számlázol, ezért válassz beszédes nevet (pl. "Példa Kft - megbízott számlakibocsátás"). A megh ívásról és a szerepkörökről részletes útmutató a tudástárban: Felhasználók kezelése a Számlázz.hu fiókban, Felhasználói jogosultságok.
2. Csatlakozási kérelem küldése
Lépj be a dedikált felhasználóval a megbízott saját cégfiókjába, és a Vezérlőpulton kattints a "Csatlakozni szeretnék egy céghez" gombra. Keresd ki a megbízót cégnév vagy adószám alapján, pipáld be a "Megbízott számlakibocsátás" jelölőnégyzetet, majd kattints a "Kérést küldök" gombra. A pipa bejelölésekor a rendszer megerősítést kér: megbízottként csak a saját kiállítású számláidat látod majd, és a kiállítás költségei a megbízott céget terhelik.
A kereső pontos egyezést vár: vagy a megbízó teljes adószámát, vagy a teljes cégnevét add meg. A cégnévnél a kis- és nagybetű, az ékezetek és az írásjelek nem számítanak (pl. a "példa kft" megtalálja a "Példa Kft."-t), de cégnév-részletre nem keres.
3. A megbízó jóváhagyása
A kérelemről a megbízó fiókgazdája e-mail értesítést kap, és a saját vezérlőpultján dönt: elfogadja vagy elutasítja. Elfogadás után megbízottként te is e-mail visszaigazolást kapsz, és a dedikált felhasználóval beléphetsz a megbízó fiókjába számlázni.
A kérelmet küldő felhasználó elfogadás után is hozzáfér a megbízott saját fiókjához, tehát innentől legalább két fiókhoz fér hozzá: a megbízott sajátjához és a megbízóéhoz (több megbízó esetén mindegyikhez). A felületi számlázásnál ez nem akadály: belépés után fiókot váltasz, és a megbízó fiókjában számlázol. A Számla Agent felhasználónév + jelszavas belépése viszont csak pontosan egy fiókhoz hozzáférő felhasználóval működik; többfiókos felhasználónál a hívás 164-es hibával áll le.
Ha a kapcsolatot a felületen alakítottad ki, de Agenttel (is) számláznál, tedd egyfiókossá a dedikált felhasználót: az elfogadás után a megbízott saját fiókjának fiókgazdája vegye le a felhasználó hozzáférését a megbízott fiókjáról (Vezérlőpult / Fiók hozzáférések), vagy a felhasználó saját maga hagyja el a fiókot a felhasználói beállításainál. A lépéseket a tudástár írja le: Felhasználói hozzáférés törlése egy számlázási fiókból. Így a felhasználó már csak a megbízó fiókjához fér hozzá, és az Agent hívások működnek. Több megbízó esetén megbízónként külön dedikált felhasználót használj.
A "Csatlakozni szeretnék egy céghez" gomb csak a megbízott saját cégfiókjának vezérlőpultján érhető el. Ha éppen a megbízó fiókjában dolgozol (megbízottként belépve), ott nem tudsz újabb csatlakozási kérelmet küldeni - ehhez válts vissza a megbízott saját fiókjába.
Mi történik elfogadáskor?
Amikor a megbízó elfogadja a megbízotti csatlakozási kérelmet:
- A dedikált felhasználó „megbízott számlakibocsátó" szerepkört kap a megbízó fiókjában (számlázói jogosultságokkal), és csak a saját maga által kiállított bizonylatokat látja; a megbízó továbbra is minden bizonylatot lát a saját fiókjában.
- Megbízotti csatlakozási kérelmet bármely díjcsomagon el lehet fogadni, akár #free megbízói fiókban is.
- Ha a megbízottnak még nincs számlatömbje a megbízó fiókjában, a rendszer automatikusan generál előtagot.
A rendszer által küldött e-mailek
| Esemény | Címzett |
|---|---|
| Megbízotti csatlakozási kérelem kiküldve | Megbízó fiókgazdája |
| Kérelem elfogadva | Megbízott (kérelmező felhasználó) |
| Előtag-ütközés elfogadáskor | Megbízott |
| Kapcsolat megszüntetve | Megbízott |
| Havi összefoglaló a megbízotti aktivitásról | Megbízó |
A csatlakozási kérelemről küldött e-mail
A megbízó fiókgazdája (ha a fióknak még nincs fiókgazdája, a függőben lévő fiókgazdai meghívott) az alábbi e-mailt kapja. A tárgy: "[kérelmező felhasználó neve] szeretne hozzáférni az Ön Számlázz.hu-s fiókjához".
Kedves [a megbízó fiókgazdájának neve]!
[kérelmező felhasználó neve] ([megbízott cég neve]) szeretne megbízott számlakibocsátóként hozzáférni a(z) [megbízó cég neve] számlázási rendszeréhez.
Megbízott számlakibocsátói hozzáférés esetén [kérelmező felhasználó neve] csak a saját maga által létrehozott számlákat látja majd, továbbá a rendszerhasználat költségei is őt ([megbízott cég neve]) terhelik.
Ha engedélyezed a hozzáférést, akkor [kérelmező felhasználó neve] azonnal képes lesz számlákat kibocsátani a te számlázási fiókodból.
Kérjük jelentkezz be a Számlázz.hu rendszerébe, ahol a Vezérlőpulton elfogadhatod vagy visszautasíthatod a kérést.
Fontos! A hozzáférés engedélyezése előtt mindenképpen ellenőrizd az igénylő nevét és e-mail címét. Csak ismert címről kezdeményezett kérelmet fogadj el, ha azt megbízható személy küldte. Szükség esetén vedd fel a kapcsolatot a hozzáférési kérelmet küldő személlyel!
Üdvözlettel: Számlázz.hu
Az első éles számlakiállítás előtt egyeztessetek a megbízóval egy külön számlatömbről / számlaszám-előtagról. Egyedi előtag a felületen nem adható meg: azt az API-s csatlakozási kérelemben (<cegszamlaszamelotag>), vagy az első Agent számlahívásban küldött új előtaggal lehet létrehozni; a tisztán felületi útvonalon a rendszer által generált, MB kezdetű előtag jön létre. Részletek: Előtagkezelés.
Kapcsolat megszüntetése
A megbízó a vezérlőpultján bármikor megszüntetheti a megbízotti kapcsolatot: leveszi a megbízott dedikált felhasználóját a fiókjáról. A megbízott erről e-mail értesítést kap, a felhasználó pedig onnantól nem fér hozzá a megbízó fiókjához, így számlázni sem tud benne többé.
A megbízotthoz kötött számlatömbök (előtagok) és a bennük kiállított számlák a megbízó fiókjában maradnak. Amikor a megbízott cég utolsó megbízotti felhasználója is lekerül a megbízó fiókjáról, ezek a számlatömbök felszabadulnak, és onnantól úgy viselkednek, mintha a megbízó saját maga hozta volna létre őket: a megbízó akár folytathatja is bennük a számlázást a megkezdett sorszámozással. Az olyan előtag, amellyel már készült számla, később másik megbízotthoz sem köthető hozzá.
Felhasználók és fiókok kapcsolata
Az alábbi ábra azt mutatja, hogyan viszonyulnak egymáshoz a megbízott cég fiókja, a csatlakozásra használt felhasználók és a megbízói fiókok. A felhasználókat a megbízott cég hozza létre meghívóval a saját fiókjában, és minden dedikált felhasználó egy adott megbízóhoz tartozik: az ő fiókjában számláz. Így akár 99 megbízó is kiszolgálható, megbízónként külön felhasználóval. Egy közös felhasználó több megbízó fiókjában is dolgozhat, ez azonban nem ajánlott: nehezebb átlátni, hogy melyik megbízói kapcsolatot ki szolgálja ki, egy hozzáférés visszavonása több kapcsolatot is érint, és a többfiókos felhasználó a Számla Agent belépéshez sem használható.